Работаем с таблицами

Сегодня мы поговорим о таблицах.

В первую очередь, о самом распространенном инструменте науки, образования и бизнеса таблицах — Excel. Лично я чаще использую Numbers, но будем смотреть правде в глаза. Итак, что нужно знать об этом редакторе:

«Горячие клавиши»

Они ускоряют работы независимо от того, для каких нужд вы Excel используете: учета расходов, научных исследований или графика полива кактуса.

Список горячих клавиш

Для меня в свое время открытием из такой серии стала навигация по столбцу с зажатым ctrl и стрелками вверх-вниз. Позволяет быстро переходить к первой и последней ячейке. Даже если вы не будете использовать никаких других сочетаний клавиш, используйте хотя бы это — не скрольте вниз по полчаса, умоляю.

Функции

Собственно, это основное, зачем создавался табличный редактор изначально. И, как ни странно, большинство знакомо лишь с немногим количеством функций, могу поручиться только за сумму и среднее. Казалось бы, а больше ничего и не нужно, но есть ряд функций, про которые вы ещё не знаете, что они вам нужны 🙂

Например,

VLOOKUP — позволяет найти по значению и перенести информацию из большой таблицы в маленькую, например, вы хотите найти дату рождения Семёна Горбункова и вывести в отдельную таблицу, а у вас огромный список контактов.

COUNTIF — считает, сколько раз встречаются ячейки с заданным условием, например, равные чему-то (например, нам нужны только кролики тяжелее двух килограммов или только должники с отрицательным балансом).

SUMIF — то же самое, но суммирует значения этих ячеек.
Сюда же Булевы операции if, and и or — по сути, это и есть первичный анализ данных: мы смотрим какие данные соответствуют каким-то критериям или нет.

CONCATENATE, LEFT и RIGHT — позволяют объединять и разделять данные в ячейках, например, номер телефона и код города. Или убрать часть названия ячейки, если задано количество букв. Тоже очень удобно.

Эти команды с видео хорошо прописаны здесь (англ) — в вечернем видео я коснусь этого более кратко.

Полный список можно найти на официальном сайте (он не такой страшный, как кажется):

Есть ещё хороший блог именно по командам в Эксель — правда, он на английском —

Форматирование

Форматирование — это удобно для эстетических и наглядных целей. Его можно скопировать для другой ячейки — кнопка с кистью рядом с copy/paste — и можно менять в зависимости от типа данных.

Чаще всего я использую условное форматирование. Это офигенно полезная вещь наравне с функциями. Я могу подсветить, какие ячейки больше некого значения, поставить градиент для возрастания/убывания и так далее. Эти варианты можно найти в графе «условное форматирование» и про него я ещё подробнее расскажу на видео.

Хочу только отметить одно полезное, но неочевидное применение условного форматирования. Вы можете сделать календарь чего угодно, скажем, кормления кота, создав начальную дату и растянув ячейки до нужного момента. Потом выделяете всю строку с датами, идёте в условное форматирование->правила выделения ячеек->дата и выбираете в надстройках «сегодня». Всё. Теперь каждый день подсвечиваться будет новая ячейка, как переносная рамка на календаре.

Вот ещё несколько способов использовать условное форматирование (англ).

Запись макросов

Многие слышали о том, что в Excel есть скрипты и макросы, но немногие ими пользуются. Даже если занимаются однотипными действиями. Страшно же. Мне, честно говоря, тоже)

Однако, я не призываю вас писать скрипты с нуля. Очень удобный инструмент создания макросов состоит в том, что вы нажимаете на запись, нажимаете на те кнопки, которые вам нужны, и эту запись сохраняете. Всё. Дальше можно запускать уже в другом листе/файле. И если пойти в редактирование макросов, вам откроется (истина) редактор Visual Basic, в котором вы можете этот макрос по своему усмотрению менять. Там, где понимаете, например, название функции или ячейки.

А дальше уже постепенно разберётесь, какая строчка там что делает, и сможете вносить более существенные правки и даже писать самостоятельно (если захотите вникать в эту тему). Я ещё не достигла таких вершин, но именно так я изучала вики-разметку — тоже было неочевидно вначале.

Шаблоны

Про шаблоны долго говорить не буду, скажу только, что зачастую это очень полезная штука. Если ваша задача укладывается в стандартный template: бюджет, расписание, журнал оценок и так далее, то зачем изобретать велосипед. Тем более, что в интернете есть много готовых дополнительных шаблонов для скачивания, например, вот.

К слову, в плане шаблонов мне всё-таки еще больше нравится Numbers на macOs.

Мы рассмотрели основные вещи, касающиеся Excel и вечером поговорим ещё о нескольких полезных вещах, появившиеся в последних версиях. Однако, разумеется, на Excel свет клином не сошелся. Это сильный инструмент, но, во-первых, он проприетарный, во-вторых, действительные большие объемы данных в нем ворочать уже просто неудобно.

Для научной работы я рекомендую сохранять данные в csv. С ними потом можно работать как с помощью команд в терминале (например, grep), так и используя статистические пакеты и языки программирования. Поверьте, в работе с большим количеством файлов вам значительно облегчит жизнь базовое знание Python. Или знакомство с программистами.

Вот такие дела. Я знаю, что загрузила вас информацией.

Для облегчения восприятия записала для вас видео с некоторыми приемами из статьи.


Задание для освоения Excel:

  1. использовать хотя бы один новый шорткат и функцию (обязательно! но можно дождаться видео).
  2. Попробовать условное форматирование (если ещё не пробовали) — например, проделать форматирование по дате.
  3. Посмотреть, какие шаблоны у вас есть по умолчанию: что из этого вы могли бы использовать?

И поделитесь постом, если нашли что-то полезное для себя.

Добавить комментарий